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Votre prochain événement est en préparation et vous venez de recevoir la confirmation de la date. Il est donc temps de vous concentrer sur un point majeur du processus de planification de l’événement : trouver une salle des fêtes. Les propositions ne manquent pas et les types de lieux de fête se développent. Alors, comment trouver la bonne salle de fête à Lyon ? Pour être sûr de faire le bon choix, énumérez simplement les éléments qui sont particulièrement essentiels à votre événement. Pour gagner du temps, voici une liste (non exhaustive) de critères pouvant vous être essentiels.

Choisissez un lieu adapté

Avant de visiter les sites présélectionnés, il y a 3 critères principaux à vérifier en premier.

Capacité : au moment où vous sélectionnez votre emplacement, vous êtes censé connaître plus ou moins le nombre d’invités que vous allez recevoir. Assurez-vous donc que les endroits sur lesquels vous allez vous concentrer sont suffisamment grands pour accueillir votre équipe. Attention, cependant, cette règle peut jouer contre vous, car une salle trop grande pourrait nuire à votre image.

Le budget : autre point important, inutile de réserver une salle si elle coûte trop chère. Pour éviter de perdre du temps, essayez de connaître sa valeur marchande en gardant une petite marge, dans les cas où une négociation serait possible.

Disponibilité : les salles des fêtes permettent souvent de trier les résultats en fonction de la date choisie. Il serait dommage de choisir une salle qui n’est finalement pas disponible. Si celles qui sont disponibles apparaissent, vous gagnerez beaucoup de temps.

Après avoir examiné ces 3 premiers critères, la liste doit déjà être réduite. Il est maintenant temps d’examiner plus en détail les éléments nécessaires en fonction de vos besoins.

Un espace suffisant

Si votre événement est destiné à accueillir une conférence ou une convention, vous aurez besoin d’un grand espace. Faites attention à la capacité de cet espace, car il devrait pouvoir accueillir tous vos invités. Mettez-vous en situation et imaginez comment se déroulera votre événement.

Espaces modulaires

Les événements internes sont souvent organisés avec des ateliers. Le organisateurs décident souvent de séparer les participants en petits groupes de travail pour optimiser la productivité. Il est donc important de voir si les espaces sont modulables. Assurez-vous que des tables sont disponibles pour créer des espaces de travail individuels ou que la disposition des salles peut facilement être modifiée pour répondre à vos besoins.

Un espace dédié à la soirée

Votre événement implique un gala ou un cocktail ? C’est un autre point à considérer. Si vous avez besoin de places assises, assurez-vous qu’un espace assez grand peut contenir suffisamment de tables et de chaises pour tous vos invités. Si, par contre, vous décidez d’organiser uniquement un cocktail, l’espace requis peut facilement être réduit de moitié.

Un espace pour les pauses

La plupart de vos invités sont probablement des fumeurs, vous devriez donc y penser. Assurez-vous qu’il y a un espace à l’extérieur pour les accueillir. Pensez également à un espace intérieur, en particulier en hiver, dans lequel vous pourrez proposer des pâtisseries et des boissons chaudes de toutes sortes pour restaurer vos invités pour le goûter de 10h.

Une fois que vous avez confirmé la disponibilité de la salle de fête à Lyon, vous devez vérifier les autres critères. Ces derniers sont moins prohibitifs, mais pourraient vous donner un peu plus de travail dans l’avenir.

Accessibilité

L’accessibilité de l’endroit sélectionné est un point à ne pas négliger. N’oubliez pas de vérifier qu’il existe un parking pour les participants qui ont leur propre voiture. C’est également une bonne chose de voir s’il y a des transports en commun. Enfin, si vous comptez sur la proximité, essayez de choisir autant que possible un emplacement central.